Tạo dựng “Nhịp điệu họp” – Cách giúp doanh nghiệp đạt mục tiêu thần tốc

Có các thói quen thường xuyên sẽ giúp chúng ta dễ dàng đạt được mục tiêu hơn. Đó là lý do tại sao các buổi hội ý hàng ngày, các cuộc họp hằng tuần và hằng tháng rất quan trọng.

Các buổi họp giúp giải quyết nhanh chóng vướng mắc phát sinh và những vướng mắc sẽ không bị chất chồng quá nhiều. Thêm vào đó, các nhóm nhân viên sẽ được trò chuyện thường xuyên, trực tiếp để thảo luận về các cơ hội mới, mối quan tâm chiến lược và sự “tắc nghẽn” khi chúng phát sinh. 

Tổ chức một cuộc họp có ý nghĩa là mọi người đều nghe được cùng một thông tin. Vậy chúng ta cần bao nhiêu giờ để đưa ra một bộ mục tiêu cho năm mới, nếu tương lai của thị trường hoặc xử lý các vấn đề chiến thuật nổi lên hằng tuần chỉ mới được nêu ra lần đầu trong cuộc họp năm? Chúng ta không phải lặp lại cùng một thông điệp 3,4 lần trong trong các cuộc trò chuyện một đối một hay các cuộc trò chuyện thông thường. Hãy tạo ra một “Nhịp điệu họp” để kích thích sự liên kết và truyền đạt thông tin, bao gồm:

  • Buổi hội ý hằng ngày
  • Cuộc họp hằng tuần
  • Cuộc họp quản lý hằng tháng
  • Cuộc họp lập kế hoạch hằng quý và hằng năm

Hãy cùng xem xét nội dung chính của từng cuộc họp trên đây.

tạo dựng nhịp điệu họp cho doanh nghiệp

Buổi hội ý hằng ngày

Buổi hội ý thường sẽ kéo dài 5-15 phút để thảo luận các vấn đề chiến thuật và cập nhật. Nó sẽ giúp chúng ta tránh được các sai sót nhỏ và tận dụng những cơ hội bất ngờ. Thông thường, buổi hội ý hằng ngày giúp mọi người tiết kiệm được 1 giờ hoặc hơn cho việc cập nhật email không cần thiết và gián đoạn đột xuất hoặc tìm ra được các vấn đề nổi lên có thể trở thành chủ đề chính của cuộc họp hằng tuần.

Cuộc họp hằng tuần

Cuộc thảo luận kéo dài 60-90 phút để xem xét tiến độ về các ưu tiên hằng quý và khai thác trí tuệ tập thể của nhóm để giải quyết 1 hoặc 2 chủ đề chính. Cuộc họp này cũng cung cấp thời gian để thảo luận về tình trạng thị trường được thu thập trong tuần từ khách hàng, nhân viên và đối thủ cạnh tranh. Các mô hình thảo luận lặp đi lặp lại xác định 1 hoặc 2 vấn đề chính cho cuộc họp hằng tháng.

Cuộc họp quản lý hằng tháng

Một cuộc họp kéo dài nửa ngày đến cả ngày, trong đó tất cả các nhà quản lý cấp cao, cấp trung và người phụ trách chính cùng nhau học hỏi, hợp tác giải quyết 1 hoặc 2 vấn đề lớn đòi hỏi nhiều giờ nỗ lực. Nó cũng được thiết kế để chuyển ADN (kiến thức, giá trị, cách tiếp cận) từ quản lý cấp cao đến quản lý cấp trung.

Các cuộc họp tuần, tháng hay quý đều rất quan trọng đối với sự phát triển của doanh nghiệp (Hình minh họa: Internet)

Các cuộc họp lập kế hoạch hằng quý và hằng năm

Tại cuộc họp được tổ chức bên ngoài công ty kéo dài 1-3 ngày này, các nhà lãnh đạo cập nhật công cụ tăng trưởng và thiết lập chủ đề hằng quý và hằng năm tiếp theo. Một lần mỗi quý, nhóm lãnh đạo chia sẻ bản cập nhật kế hoạch mới với tất cả nhân viên trong một cuộc họp kéo dài 45 phút.

Với vai trò là một người lãnh đạo và quản lý, hãy tuân thủ những yếu tố sau để cuộc họp luôn đạt hiệu quả:

  1. Sẵn sàng: dành thời gian để chuẩn bị cho buổi họp.
  2. Có chương trình làm việc: nhờ nó mà những người tham dự sẽ hiểu được mục tiêu và chủ đề bàn luận của cuộc họp. Nếu có thể, hãy chuyển tài liệu cho những người tham dự chuẩn bị trước cho cuộc họp.
  3. Bắt đầu đúng giờ và kết thúc đúng giờ (hoặc sớm hơn): đây là một nguyên tắc cần luôn luôn tuân thủ trong các cuộc họp.
  4. Tính đến, thay vì loại trừ: chỉ mời người tham dự cuộc họp khi họ là những người cần thiết để hoàn thành công việc.
  5. Luôn tập trung: điều hành cuộc họp đi đúng trọng tâm ở mọi thời điểm.
  6. Nắm bắt các mục hành động: đảm bảo rằng bạn có một hệ thống nắm bắt, tổng hợp và phân công công việc cho từng cá nhân.
  7. Lấy phản hồi: hãy yêu cầu những người tham dự đưa ra phản hồi cởi mở và trung thực; sau đó sử dụng những nhận xét ấy để cải thiện, thay đổi.

Nhìn chung, để quản lý các cuộc họp hiệu quả, hãy tạo ra trong doanh nghiệp của mình “Nhịp điệu họp” liên tục và nhất quán. Đồng thời, tuân thủ những yếu tố kể trên để đạt hiệu quả cao nhất từ các cuộc họp. Tùy theo quy mô và đặc thù hoạt động của từng doanh nghiệp, hãy xem xét áp dụng phù hợp nhất từ những gợi ý của chúng tôi. 

COACH Kaka – Lê Ngọc Đăng

(Bài viết có tham khảo từ cuốn sách Scaling Up – Mở rộng doanh nghiệp)

Tạo dựng “Nhịp điệu họp” – Cách giúp doanh nghiệp đạt mục tiêu thần tốc
Gắn thẻ trên:     

Bài liên quan

90-92 Lê Thị Riêng, Phường Bến Thành, Quận 1, Hồ Chí Minh | GPĐKKD số 0314174409